第一次參展規劃就上手!參加國內展的5個小提醒

by Amber Hsiao 蕭宜庭
參展規劃

參加展會是獲得曝光、大量連結產業人脈的好方法之一。然而參展並不是報名之後,就等著當天出現在現場這麼簡單!在這篇文章中,我從自己的經驗,跟你分享過去踩過的坑。究竟從決定參展到展會正式登場的期間,可以注意哪些事,讓你第一次參展規劃就上手?


評估參展效益

首先第一個要思考的,就是公司參展的目的到底是什麼。是希望可以認識到更多企業客戶?找到更多合作伙伴?還是加強對一般消費者的曝光?先確定參展目的,篩選適合的展會,才能進一步評估效益,或是思考有沒有能達到同樣目的、又更省錢省力的方法。

以我所處的保健食品產業來說,大型台灣國內展覽例如每年七月的亞洲生技保健大展,是許多原料商、品牌商的參展首選。更偏生技、醫療領域的廠商,則可能選擇參加十二月的 Healthcare+ 台灣醫療科技展。近兩年保健食品學會也在積極辦理精準保健營養食品展,希望開拓保健食品展會的新版圖。

另外,也有許多小型的新興展會,主要客群為精準客群的消費者,例如婦幼展。確認候選展會的過去來場人數、來場客群、曾經參展廠商,是報名前的必備功課。

確認選位方法及時程

完成展會報名之後,我認為最重要、最不可錯過的一個時間點就是——選位!攤位的位置,是影響展出效益的重大關鍵。

通常選擇位置的順位,會依過去參展次數、報名攤位數、報名順序等作為排序基準。

如果第一次參加該展會,承租面積又不大,輪到你選時可能剩下比較邊角的地方,不過還是可以從走道方向、鄰近廠商等面向來善加選擇。另外也要留意攤位是否有柱子,剛好遇到柱子的話,可使用面積減少,在攤位設計上也較有挑戰性。

攤位設計與裝潢

在報名時,攤位類型通常有淨地攤、標準攤兩種可以選擇。淨地攤就是攤位上什麼都沒有,參展商可以用木作工程等方式,呈現具企業風格特色的整體裝潢。標準攤則是有隔板、基本桌椅、插座、簡單照明,通常是只報一兩攤的小攤位所選擇的類型。

如果是淨地攤,可以找專門作展會裝潢的公司合作,搭配公司內部設計師或外包設計皆可。

至於小型標準攤位,省錢的做法是自行輸出背板海報,帶去架設。省事的做法是找展會裝潢公司,連同進場佈置、撤場等部分都一起委外處理。

不過要留意的地方是,小攤位代表訂單金額較小,可能會比較難找到願意接案的展會裝潢公司。我就曾遇過打電話來陌生開發的展會裝潢公司,一聽到我們的報名攤位數,就謝謝掛電話了……

提早進場確認

在展會前幾天,通常會讓裝潢商及參展商提早進場準備。建議大家一定要提早進去看攤位的狀況!尤其是第一次參展,常常會有意想不到的小問題要處理。

舉例來說,我在第一次參展時,一到攤位就驚覺不對勁,整個好暗啊!原來是因為標準攤配備的燈具數量,其實非常不夠用。

其他有經驗的參展廠商,早都已自備好夾燈,或是跟大會裝潢商租借。還好當時來得及現場請廠商加裝燈具,雖然現場加裝的價格沒有事前租借這麼漂亮,但能夠提早發現並且補救,就已經非常幸運了。

人力安排彈性

三到四天的展期,攤位人力如何安排,也需要仔細考量。連站四天對體力是一大考驗,最好還是有一批人力能夠排班,維持一天攤位工作人員三到四個人以上。

不用擔心會排太多人,展場人潮通常一波一波,例如午餐後就是一個尖峰時間。一忙起來,真的需要多點人才能應付!

此外,排班時也別忘了考量「機動性」。像是今年就聽說有公司顧攤人員確診、拉肚子等等,先設想一下如果有類似這樣的突發狀況時,人力能夠快速補上嗎?有什麼替代方案?先做好風險管理,好讓展期更萬無一失!


看完這篇文章,你或許會認為參展途中的小坑,似乎比想像中多。參加一次展會的確不容易,之前剛好看到 PTT 有一篇文章,針對參展方向徵求網友建議。原 PO 認為實體展的人流跟現場對應是無法被取代的;而他同事認為參加線上展即可,成本低,同樣可以達到洽詢的目。

參加實體展會的確耗錢費心力,但收穫並不容易被取代,像是現場交流討論的感覺、保證人流量(路過就一定會走過,不像線上展需要吸引人點擊),都是實體展會的特色。

宣傳及行銷布局沒有一定的好壞,端看最後的效益是不是你要的。希望這篇文章能對沒參展過、想參展的你有幫助囉!

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