《大腦減壓的子彈筆記術》:改版我的數位大腦

大幅翻新我的Evernote記事分類系統。

by Amber Hsiao 蕭宜庭
大腦減壓的子彈筆記術

閱讀動機:數位筆記控追求進化之路

電腦玩物是我的 Evernote 啟蒙,到現在使用已將近四年。雖然現在許多人跳槽到 Notion,但我還是離不開 Evernote 強大的搜尋功能。前兩年,主要利用擷取功能,將 Evernote 作為個人資料庫,將想留存的資料依屬性以記事本進行分類。

在踏進職場後,第一份工作需要收集大量的資訊,這部分我同樣仰賴 Evernote;但跟以前不一樣的是,我需要將這些資料化為常態產出或運用於專案當中。

當資料需要化為任務且具時效性時,當一份資料想多處運用一魚多吃時,原先的記事本分類方式沒辦法滿足我的需求,常常面臨不知道怎麼分類才好的情境,以致於我的 Evernote 記事資料開始混亂。

我希望它不只是資料庫,最好還能幫助我篩選、思考、行動。


我的 Evernote 系統 ver.2

是 Evernote 使用者,同時希望用這套軟體達到「行動」的作用,於是《大腦減壓的子彈筆記術:用 Evernote 打造快狠準任務整理系統》對我而言非常實用!作者非常穩健地講述他的時間管理系統邏輯,常常在看某一章時腦海中浮現的問題,在下一章中就得到解答。

看完後我思考許久,利用其中幾個重要觀念,重新進行標籤跟記事本分類,建構新分類系統。

增加筆記在專案間的流通性

之前是將筆記按照資料類型分在不同「記事本」中,但要活用筆記的話,一則筆記可以運用的地方一定不只一個!因此我改用作者提倡的「標籤」分類法,一則筆記只能分在一本記事本中,但一則筆記可以有很多標籤。善用標籤功能,便能讓一則筆記在不同專案間流通。且 Evernote 的標籤能夠作出分層架構,同樣能達到分類目的。

區分層次:行動 → 任務 → 專案

作者認為,時間管理系統可分為三個層次:有需要完成的「任務」,這個任務中會涵蓋許多個「行動」,而許多任務能歸檔於同一個「專案」中。

一則任務建立一則筆記,在筆記中拆解所需行動,在執行上才更加確實並易於安排。

將多個任務歸檔於專案以目錄管理,在邏輯上更清楚,且易於連結。

書中提到很重要的一點是,在任務筆記中,需要思考你的願景。完成這個任務,你想要得到什麼?你的目的是什麼?當有清楚的願景,就有機會思考出更多行動,來輔助願景實現,讓任務發揮更大的價值。

例如列印報告只是一個行動,但若我的任務願景清楚寫著「希望透過這次合作讓客戶留下好印象」,那我可能就會思考:我是不是要找一間品質好的列印廠商?我送印前是不是要請人幫忙再仔細校對一次?

使用適合自己的排程方式

書名上的「大腦減壓」,是指將任務、參考資料都丟進 Evernote 系統裡,利用「排程提醒」功能,讓任務在對的時間跳出來提醒我們,順利地在對的時間做對的事情。

我嘗試此方式,不過後來發現沒有辦法讓我一目了然一週甚至一個月的工作排程。一則記事只能設一次提醒,也較難掌握一些重複頻率高的任務。因此在排程規劃上,我還是習慣運用週記事本進行手寫紀錄。還是覺得用手寫的,能更自由地調整,也更能觸發思考的機會!


結語:沒有最好的系統,只有最適合你的

閱讀這本書,重要的不是完全比照作者的使用方式,而是了解他這套系統的思考及運作邏輯後,慢慢打造出一套適合自己的系統。

看電腦玩物多年來的 Evernote 教學文,他的使用方式其實一路走來有很大的變化。我超級佩服作者持續試誤,改版自己數位大腦的動力。人在不同階段的工作及學習需求會有所變化,知識跟時間管理系統如果隨之調整,能讓自己更有效率地輸入跟輸出。

這一年也開始使用起 Notion,跟 Evernote 是不同的角色擔當。未來會再摸索功能強大的 Notion,試著找出更多跟 Evernote 相輔相成的使用方式!

也在此許願 Evernote 能給老客戶更多的專業版折扣……

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