《防彈筆記法》|不被瑣事、資料淹沒!簡單高效的行動導向筆記系統

by Amber Hsiao 蕭宜庭
防彈筆記法

平常就有追蹤電腦玩物 Esor 老師的部落格,老師只要有新書出版,也都一定會放入書單。書中許多概念在平常的部落格文章中都會提及,但是從書裡可以看到更完整的流程及邏輯拆解,這次的新書《防彈筆記法》也是如此。

使用 Evernote 邁入第七年,一直都跟著 Esor 老師的分享持續調整、改善自己的數位筆記系統。然而這半年來工作事務增加,發現自己還是常漏了重要工作事項,或是開始一天工作時,有不知從哪個任務開始下手的徬徨感。另外,暫存記事本愈存愈多文章,懶得清理,結果重要的資訊也被埋在裡面。

於是我希望從《防彈筆記法》中得到一些改進數位筆記系統的方向。大家比較耳熟能詳的可能是「子彈筆記」,那麼「防彈筆記」又是什麼呢?

防彈筆記強調的不是只列出生活中需要執行的待辦子彈 Bullet,而是進一步從專案、任務的邏輯思考,了解這個行動所需達到的目的與效益,並且集中所需參考資料,在筆記系統中一目了然地呈現應做的事、已經完成的事,以及下次可以改進的地方。

「先建構一條防彈的流程,就能反客為主,成為自己時間的主人。」


我從書中得到的三個行動任務

1. 練習生活中的覆盤:不要忽略日常累積的力量

我們在工作、上課時常常寫筆記,因為要考試、要應用,不得不寫。然而在生活中,我們卻常常忽略了可以透過記錄跟覆盤,讓自己更進步、生活品質更提升。

許多看似微不足道的細節,都值得我們持續記錄。我對於 Esor 老師舉例的幾則筆記印象深刻。他有一則煎牛排的筆記,已經存在於他的 Evernote 中多年。每次煎牛排時,他都會記錄當時的烹調溫度、有沒有嘗試特殊的處理方法、味道如何以及下次可以怎麼改進。這些紀錄的累積,使他對於煎牛排這件事累積了自己的經驗和知識,每次的嘗試都能夠從中學習如何進步。

相比之下,我如果要做一道料理,每一次做都會去 Google 一次食譜,然後找一個順眼的照著做。我總覺得自己廚藝不好,或許就是因為我沒有有意識地筆記每次的行動,以致於經驗值無法累積,每次都從 Level 0 開始。

這樣的生活覆盤,應該也可以運用於習慣養成上。我有許多想要養成的習慣,像是運動、寫作、冥想,現在的執行方式是以 Habit tracker 紀錄一個月中做了幾次,然而久而久之就變成:執行了這些次數,然後呢?就算執行次數少,也沒有想要讓次數增加的動力。或許可以試著好好紀錄自己做過哪些行動、心得是什麼,讓過程能質化、累積。

2. 收集資料前多想幾秒:不單純收集資料,而是主動創造任務成果

「這篇文章講得很好,存起來。」
「這份市場調查報告做得不錯,或許以後用得到,存起來。」

相信不少人面對資料時的想法跟我一樣,我一開始使用 Evernote 時,也是常常擷取文章,希望數位筆記可以成為我的數位大腦。

後來我發現,那些存下來的文章,其實後來幾乎沒什麼用到。我的 Evernote 中還躺了許多好幾年前收集的文章案例,然而當我現在遇到相關問題時,第一反應還是會去 Google 重找資料,因為以前存的那些文章案例基本上都已經過時了。

沒有經過思考,筆記系統無法成為數位大腦,只是數位倉庫而已。

在 Esor 老師的導讀會中,一句話讓我印象深刻:「絕大數人不需要整理資料,需要的是整理任務。」

防彈筆記法強調,收集資料時必須先思考,我是為了解決哪一個問題才想收集這篇資料?然後把資料貼到對應那個問題的任務筆記中。

如果想要搜集資料,但又不知道它能夠對應到哪個任務時,怎麼辦?書中的建議是,那就自己主動創造出一個任務--如果要好好運用這篇資料,讓這篇資料為自己帶來實際的成果,我可以設計哪些行動?

比方說我覺得這個部落客介紹的景點很好,我可以不要只是單純擷取這個景點的資訊,而是進一步思考,這個景點跟家人一起去或許不錯?那就創造一個「跟家人一起出遊」的任務,把這個景點放進去。那麼我就可以延伸思考,什麼時候去比較好?要不要先訂位?讓任務能一步步落實,那麼這個景點資訊對我來說,就發揮了更實質的作用。

3. 把個人目標跟工作目標集中管理:不忽略個人目標

你會把工作筆記跟生活筆記放在同一本筆記本中嗎?有些人喜歡完全分開,防彈筆記法則是提倡,把個人目標跟工作目標放在同一個系統中,一起管理。

因為工作、生活和個人是相互連結的,執行任務的都是自己。我們的每一天都由工作和個人生活所構成,透過一個集中的系統,可以更輕鬆看出哪些事情需要優先處理、自己如何安排行動的權重。

目前我的 Evernote 筆記系統,任務跟待辦事項都是以職場工作用為主。個人生活用的筆記,大部分都是線上課程的學習筆記,但就真的只是上課的筆記。我的筆記系統中幾乎沒有個人目標的設定,因此很難從中抓到當下個人成長的優先目標,或是有空閒時間時可以推進的任務。

如果我的筆記中,單純紀錄某堂英文線上課程的已完成單元跟課堂筆記,那麼對我來說,這則筆記就只是一個單純的紀錄頁面。

如果我將它轉換為個人目標「提升英文口說能力」,那我可以思考,這個目標對我來說優先程度有多高?我該安排多少時間?除了這個線上課程,還有什麼可以提升英文口說能力的方法?工作時遇到要用英文簡報的會議,事前我可以做哪些準備?

將想做的事情連結到個人目標,放入筆記系統中,那麼這則筆記就有了更明確的產出跟動機,以及更多與其他任務連結、應用的機會。


結語:多一點思考,少一點混亂的防彈筆記法

建立起自己的筆記系統並不容易,我覺得最容易讓系統停滯的原因是,一時的惰性。

「先筆記下來就好了,之後再來整理分類」、「先存下來,之後可能用得到」,這樣的心態,容易讓沒有經過思考的資訊愈積愈多,無法實際轉化為行動。感覺做了很多筆記,卻仍然沒有進步。

只要多花一點時間思考為什麼,多花一點時間將資訊整理、集中就好。不需要做出很華麗的筆記架構或資料庫,只要以任務為單位,以輸出為目的,將所需的資訊、任務照步驟集中。現在多花的一點點思考、複製貼上的時間,都是在幫助未來的自己行動。

延伸閱讀:給子彈筆記入門者的三個建議|《子彈思考整理術》

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